W każdym biurze codziennie lądują w koszu niezwykle duże ilości rozmaitych dokumentów. Niektóre z nich są w zasadzie bezwartościowe, jednakże z całą pewnością można w nich odszukać również i takie, które posiadają poufne dane. Mogą to być na przykład dane finansowe, strategie sprzedażowe albo objęte szczególną ochroną dane osobowe. Warto więc dowiedzieć się, jak właściwie powinno przebiegać efektywne niszczenie dokumentów w każdym biurze.

Zanim zakupimy nowoczesne niszczarki i nakażemy wszystkim pracownikom niszczenie (sprawdź koniecznie: zabezpieczyć dane) dokumentów, trzeba opracować … dokument, w jakim zawarte będą specjalne co do tego wytyczne. Z nim musi zaznajomić się każdy nowy pracownik w firmie (źródło). Powinniśmy także przygotować szkolenie wyjaśniające, dlaczego trzeba niszczyć dokumenty oraz uwzględnić ryzyko, jakie może wynikać z nieodpowiedniego zabezpieczenia dokumentów czy nieprawidłowego ich niszczenia.

Utylizacja dokumentów w miejscu, w którym powstały, jest bardzo bezpiecznym rozwiązaniem, ponieważ dzięki temu będziemy mieć pewność, iż firmowe dane są chronione i raczej nie dostaną się w niewłaściwe ręce. Oprócz tego na rynku współcześnie działa dużo firm pomagających w niszczeniu ważnych dokumentów. Jednak należy wiedzieć o tym, iż zlecając to zadanie zewnętrznej firmie, może istnieć pewne ryzyko, że dostaną się one w niepowołane ręce już na etapie ich transportu lub też podczas ich liczenia.

Dodatkowo należy zadać dobie pytanie, co z informacjami, jakie umieszczone są na elektronicznych nośnikach. Większość z nas pozbywa się danych w typowy sposób, np. formatując dyski. Powinniśmy jednak wiedzieć, że usuwanie i przywrócenie odzyskanych informacji jest niezwykle proste, dlatego też jeżeli posiadamy bardzo ważne informacje, należy umieszczać je na nośnikach optycznych, magnetycznych czy elektronicznych, które cechują się wysokim poziomem bezpieczeństwa.

Ważne jest także określenie miejsca niszczenia dokumentów. Powinno się mieścić w takim pomieszczeniu, do którego wszystkim pracownikom będzie "po drodze". Równocześnie należy uczulić ich na to, by pamiętali, jak ważne jest niszczenie dokumentów we właściwy sposób. Dzięki temu przyczynimy się do zwiększenia bezpieczeństwa w firmie, a równocześnie unikniemy przykrych konsekwencji.