Jest od groma sal konferencyjnych do podnajęcia. Realizatorzy nie powinni skupiać uwagi tylko na lokalizacji. Także istotne są detale dodatkowe związane z charakterem zebrania szkoleniowego, edukacyjnego jak również biznesowego. Przeglądając sale konferencyjne w pierwszej kolejności patrzy się na jej ulokowanie. To podstawowy komponent logistyczny.

Trzeba wyszukiwać powierzchni, które wspierają dojazd do niego każdemu uczestnikowi oraz zwiększą prestiż i wygodę zebrania. Trzeba prześledzić jakimi środkami lokomocji będą przybywać uczestnicy i pod tym kątem dobierać sale konferencyjne. sala konferencyjna w warszawie w mieście o rozbudowanej sieci miejskiej komunikacji, z portem lotniczym, stacją kolejową jak również autokarową w niedużej odległości będzie najbardziej uniwersalnym wyborem. Ogólnopolska, czy też międzynarodowa narada doskonale sprawdzi się w punktach centralnie zlokalizowanych w Polsce. Warszawa albo Łódź są doskonałymi lokalizacjami.



Ponadto podniosą prestiż zebrania samym sąsiedztwem. Planując wyjazdy integracyjne, kilkudniowe wskazane jest patrzeć jeszcze na hotel. Musi być umiejscowiony w pobliżu dworców PKS również PKP a także mieć odpowiednio duży plac parkingowy dla zaproszonych uczestników. Hotel swym wystrojem winien oddawać renomę zgromadzenia. Ważnym czynnikiem branym pod uwagę przy doborze sali konferencyjnej jest miejsce oraz rozmieszczenie. Bezsprzecznie wszystko to jest zależne od liczby gości. Planując spotkania dla 30-60 osób komfortowe warunki zapewnia pomieszczenie o powierzchni 60-75 m2. Zebrania dla 180 osób warto organizować w pomieszczeniach mających 170-200 m2. W tym miejscu interesujące dane: Rzeszów.

Układ krzeseł też stołów ma spore znaczenia dla toku zebrania i nie powinno się uzależniać rozkładu planu sali od maksymalnego wykorzystania przestrzeni. Ważnym elementem godnym rozpatrzenia jest zaplecze techniczne. Sala konferencyjna powinna gwarantować dostęp do multimediów. Wystąpienia biznesowe nie powinny być organizowane bez dostępu do internetu, projektora multimedialnego czy nagłośnienia. Dodatkowo sala powinna być wyposażona w klimatyzację i idealną akustykę. Każdy wysokiej klasy hotel oprócz tych podstawowych elementów gwarantuje dostęp do TV LCD, wskaźników laserowych oraz różnych przydatnych sprzętów.